Sistem Informasi Kesehatan di Rumah Sakit (SIRS)

SIRS

Sistem Informasi Kesehatan di Rumah Sakit

      Sistem Informasi Kesehatan (SIK) adalah suatu sistem pengelolaan data dan informasi kesehatan di semua tingkat pemerintahan secara sistematis dan terintegrasi untuk mendukung manajemen kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan kepada masyarakat Perturan perundang undangan yang menyebutkan sistem informasi kesehatan adalah Kepmenkes Nomor 004/Menkes/SK/I/2003 tentang kebijakan dan strategi desentralisasi bidang kesehatan dan Kepmenkes Nomor 932/Menkes/SK/VIII/2002 tentang  petunjuk pelaksanaan pengembangan sistem laporan informasi kesehatan kabupaten/kota.Suatu sistem informasi terdiri dari data, manusia dan proses serta kombinasi  perangkat keras, perangkat lunak dan teknologi komunikasi. Penggunaan informasi terdiri dari 3 tahap yaitu pemasukan data, pemrosesan, dan pengeluaran informasi.

Tujuan Utama Sistem Informasi Manajemen Umumnya Mencakup Bidang Manajemen :

1.      Manajemen Sumber Daya Manusia (HRM = Human Resource Management).

2.      Medical Information System yaitu sistem yang mencatat semua kegiatan operasional rumah sakit baik yang bersifat medis maupun non medis. Meliputi proses pendaftaran  pasien, admisi, tindakan medis, laboratorium, radiology, dan sebagainya yang semuanya tercatat secara elektronis pada database medical record. Modul ini menggunakan engine software opensource Care2X dengan modifikasi yang disesuaikan dengan kondisi sistem informasi manajemen rumah sakit yang diinginkan dan telah diintegrasikan dengan modul.

3.      Accounting Information System merupakan sistem yang mencatat semua aspek keuangan yang timbul dari kegiatan-kegiatan yang terjadi pada modul Medical Information System,  pencatatan hutang piutang, invoice, pelunasan, inventory control (obat dan bahan-bahan medis), point-of-sales, sampai dengan laporan-laporan keuangan seperti neraca, laba rugi,  buku besar, dan sebagainya. Modul ini menggunakan engine software opensource SQL-Ledger dengan modifikasi yang disesuaikan dengan kondisi sistem informasi keuangan rumah sakit yang diinginkan. Program ini telah teruji dan digunakan oleh banyak  perusahaan beberapa negara.

Manfaat Sistem Informasi Kesehatan :

      Begitu banyak manfaat Sistem Informasi Kesehatan yang dapat membantu para pengelola  program kesehatan, pengambil kebijakan dan keputusan pelaksanaan di semua jenjang administrasi (kabupaten atau kota, propvinsi dan pusat) dan sistem dalam hal berikut :

1.      Mendukung manajemen kesehatan

2.      Mengidentifikasi masalah dan kebutuhan

3.      Mengintervensi masalah kesehatan berdasarkan prioritas

4.      Pembuatan keputusan dan pengambilan kebijakan kesehatan berdasarkan bukti (evidence- based decision)

5.      Mengalokasikan sumber daya secara optimal

6.      Membantu peningkatan efektivitas dan efisiensi

7.      Membantu penilaian transparansi

      Melalui hasil pengembangan sistem informasi ini maka diharapkan dapat menghasilkan hal-hal sebagai berikut :

1.      Perangkat lunak tersebut dikembangkan sesuai dengan sesuai dengan standar yang ditentukan oleh pemerintah daerah.

2.      Dengan menggunakan open system tersebut diharapkan jaringan akan bersifat interoperable dengan jaringan lain.

3.      Sistem informasi kesehatan terintegrasi ini akan mensosialisasikan dan mendorong  pengembangan dan penggunaan Local Area Network di dalam kluster unit pelayanan kesehatan baik pemerintah dan swasta sebagai komponen sistem di masa depan.

4.      Sistem informasi kesehatan terintegrasi ini akan mengembangkan kemampuan dalam teknologi informasi video, suara, dan data nirkabel universal di dalam Wide Area  Network yang efektif, homogen dan efisien sebagai bagian dari jaringan sistem informasi  pemerintah daerah.

5.      Sistem informasi kesehatan terintegrasi ini akan merencanakan, mengembangkan dan memelihara pusat penyimpanan data dan informasi yang menyimpan direktori materi teknologi informasi yang komprehensif.

6.      Sistem informasi kesehatan terintegrasi ini akan secara proaktif mencari, menganalisis, memahami, menyebarluaskan dan mempertukarkan secara elektronis data/informasi bagi seluruh stakeholders.

7.      Sistem informasi kesehatan terintegrasi ini akan memanfaatkan website dan access point lain agar data kesehatan dan kedokteran dapat dimanfaatkan secara luas dan bertanggung  jawab dan dalam rangka memperbaiki pelayanan kesehatan sehingga kepuasan pengguna dapat dicapai sebaik-baiknya.

8.      Sistem informasi kesehatan terintegrasi ini akan merencanakan pengembangan manajemen SDM sistem informasi mulai dari rekrutmen, penempatan, pendidikan dan  pelatihan, penilaian pekerjaan, penggajian dan pengembangan karir.

9.      Sistem informasi kesehatan terintegrasi ini akan mengembangkan unit organisasi  pengembangan dan pencarian dana bersumber masyarakat yang berkaitan dengan  pemanfaatan dan penggunaan data/informasi kesehatan dan kedokteran.

10.  Dapat digunakan untuk mengubah tujuan, kegiatan, produk, pelayanan organisasi, untuk mendukung agar organisasi dapat meraih keunggulan kompetitif.

11.  Mengarah pada peluang-peluang strategis yang dapat ditemukan.

Ruang Lingkup Sistem Informasi Kesehatan :

      Ruang lingkup Aplikasi Sistem Informasi Kesehatan, mencakup pengelolaan informasi dalam lingkup manajemen pasien ( front office management ). Lingkup ini antara lain sebagai  berikut:

1.      Registrasi Pasien

Yang mencatat data/status pasien untuk memudahkan pengidentifikasian maupun  pembuatan statistik dari pasien masuk sampai keluar. Modul ini meliputi pendaftaran  pasien baru/lama, pendaftaran rawat inap/jalan, dan info kamar rawat inap.

2.      Rawat Jalan/Poliklinik yang tersedia di rumah sakit

Seperti: penyakit dalam, bedah, anak, obstetri dan ginekologi, KB, syaraf, jiwa, THT, mata, gigi dan mulut, kardiologi, radiologi, bedah orthopedi, paru-paru, umum, UGD, dan lain-lain sesuai kebutuhan. Modul ini juga mencatat diagnose dan tindakan terhadap  pasien agar tersimpan di dalam laporan rekam medis pasien.

3.      Rawat Inap

Modul ini mencatat diganosa dan tindakan terhadap pasien, konsultasi dokter, hubungan dengan poliklinik/penunjang medis.

4.      Penunjang Medis/Laboratorium

Yang mencatat informasi pemeriksaan seperti: ECG, EEG, USG, ECHO, TREADMIL, CT Scan, Endoscopy, dan lain-lain.

5.      Penagihan dan Pembayaran

Meliputi penagihan dan pembayaran untuk rawat jalan, rawat inap dan penunjang medis (laboratorium, radiologi, rehab medik), baik secara langsung maupun melalui jaminan dari pihak ketiga/asuransi/JPKM.Modul ini juga mencatat transaksi harian pasien (laboratorium, obat, honor dokter), daftar piutang, manajemen deposit dan lain-lain.

6.      Apotik/Farmasi, yang meliputi pengelolaan informasi inventori dan transaksi obat-obatan.

Melalui lingkup manajemen pasien tersebut dapat diperoleh laporanlaporan mengenai :

1)      Pendapatan rawat inap dan jalan secara periodik (harian, bulanan dan tahunan)

2)      Penerimaan kasir secara periodik

3)      Tagihan dan kwitansi pembayaran pasien

4)      Rekam medis pasien

5)      Data kegiatan rumah sakit dalam triwulan (RL1)

6)      Data morbiditas pasien rawat inap (RL2a)

7)      Data morbiditas pasien rawat jalan (RL2b)

8)      Manajemen ketersediaan obat pada bagian farmasi/apotik

9)      Penerimaan kasir pada bagian farmasi/apotik

10)  Data morbiditas penyakit khusus pasien rawat inap (RL2a1)

11)  Grafik yang menunjang dalam pengambilan keputusan

12)  Data morbiditas penyakit khusus pasien rawat jalan (RL2b1)

Aplikasi Sistem Informasi Kesehatan pada Sistem Informasi Rumah Sakit

1.      Rancang Bangun (desain) Sistem Informasi Rumah Sakit

Rancang Bangun Rumah Sakit (SIRS), sangat bergantung kepada jenis dari rumah sakit tersebut.

2.      Pengembangan Sistem Informasi Rumah Sakit

Dalam melakukan pengembangan SIRS, pengembang haruslah bertumpu dalam 2 hal penting yaitu “kriteria dan kebijakan pengembangan SIRS” dan “sasaran pengembangan SIRS” tersebut. Adapun kriteria dan kebijakan yang umumnya dipergunakan dalam penyusunan spesifikasi SIRS adalah sebagai berikut :

a.       SIRS harus dapat berperan sebagai subsistem dari Sistem Kesehatan Nasional dalam memberikan informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu.

b.      SIRS harus mampu mengaitkan dan mengintegrasikan seluruh arus informasi dalam  jajaran Rumah Sakit dalam suatu sistem yang terpadu.

c.       SIRS dapat menunjang proses pengambilan keputusan dalam proses perencanaan maupun pengambilan keputusan operasional pada berbagai tingkatan.

d.      SIRS yang dikembangkan harus dapat meningkatkan daya-guna dan hasil-guna terhadap usaha-usaha pengembangan sistem informasi rumah sakit yang telah ada maupun yang sedang dikembangkan.

e.       SIRS yang dikembangkan harus mempunyai kemampuan beradaptasi terhadap  perubahan dan perkembangan dimasa datang.

f.       Usaha pengembangan sistem informasi yang menyeluruh dan terpadu dengan biaya investasi yang tidak sedikit harus diimbangi pula dengan hasil dan manfaat yang  berarti (rate of return) dalam waktu yang relatif singkat.

g.      SIRS yang dikembangkan harus mampu mengatasi kerugian sedini mungkin.

h.      Pentahapan pengembangan SIRS harus disesuaikan dengan keadaan masing-masing subsistem serta sesuai dengan kriteria dan prioritas.

i.        SIRS yang dikembangkan harus mudah dipergunakan oleh petugas, bahkan bagi  petugas yang awam sekalipun terhadap teknologi komputer (user friendly)

j.        SIRS yang dikembangkan sedapat mungkin menekan seminimal mungkin perubahan, karena keterbatasan kemampuan pengguna SIRS di Indonesia, untuk melakukan adaptasi dengan sistem yang baru.

k.      Pengembangan diarahkan pada subsistem yang mempunyai dampak yang kuat terhadap pengembangan SIRS. Atas dasar dari penetapan kriteria dan kebijakan  pengembangan SIRS tersebut di atas, selanjutnya ditetapkan sasaran pengembangan sebagai penjabaran dari Sasaran Jangka Pendek Pengembangan SIRS, sebagai  berikut :

-          Memiliki aspek pengawasan terpadu.

-          Terbentuknya sistem pelaporan yang sederhana dan mudah dilaksanakan, akan tetapi cukup lengkap dan terpadu.

-          Terbentuknya suatu sistem informasi yang dapat memberikan dukungan akan informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu melalui dukungan data yang bersifat dinamis.

-          Meningkatkan daya-guna dan hasil-guna seluruh unit organisasi dengan menekan  pemborosan.

-          Terjaminnya konsistensi data.

-          Orientasi ke masa depan.

-          Pendayagunaan terhadap usaha-usaha pengembangan sistem informasi yang telah ada maupun sedang dikembangkan, agar dapat terus dikembangkan dengan mempertimbangkan integrasinya sesuai.

Secara garis besar tahapan pengembangan SIRS adalah sebagai berikut :

a.       Penyusunan Rencana Induk Pengembangan SIRS

b.      Penyusunan Rancangan Global SIRS

c.       Penyusunan Rancangan Detail/Rinci SIRS

d.      Pembuatan Prototipe, terutama untuk aplikasi yang sangat spesifik

e.       Implementasi, dalam arti pembuatan aplikasi, pemilihan dan pengadaan perangkat keras maupun perangkat lunak pendukung

f.       Operasionalisasi dan Pemantapan

Issu-issu Sistem Informasi Rumah Sakit

1.      Kesenjangan yang sangat besar dalam penguasaan IT, mengakibatkan tenaga IT harus sering meng-upgrade pengetahuan top management, middle management dan end user.

2.      Aplikasi SIM harus sesuai untuk kebutuhan di tingkat low, middle dan top management.

3.      Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 1171/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pelaporan SIRS Versi 6. Sehingga laporan yang dihasilkan oleh SIM-RS di Rumah Sakit, harus menyesuaikan standar tersebut.

4.      Undang-undang nomor 44 tahun 2009 yang di dalamnya mengatur tentang  penggunaan dan pengelolaan sistem informasi.

5.      Undang-undang nomor 11 tahun 2009 tentang informasi dan transaksi elektronik. Sehingga aturan tersebut, juga dapat dijadikan acuan dan dasar dalam  pengembangan electronic medical record (EMR) dan digitalisasi pelayanan.

Kendala yang terjadi berkenaan dengan pengaplikasian SIMRS

      Pengelolaan data yang sangat besar baik berupa data medis pasien (medical record) maupun data administrasi yang dimiliki oleh Rumah Sakit mengakibatkan beberapa hambatan / kendala, antara lain :

1.      Jumlah SDM IT masih terbatas sehingga berkaitan dengan terbatasnya user yang mengetahui tentang TI.

2.      Beberapa user masih belum menggunakan fasilitas SIM-RS dalam  pencatatan dan pelaporan.

3.      Pemahaman yang belum merata antara SDM terkait sistem tersebut.

4.      Belum semua komputer di internal RS terintegrasi.

5.      Tenaga maintainance dan pemeliharaan perangkat keras masih kurang.

6.      Kecepatan akses data yang kurang.

7.      Jaringan sering mengalami masalah.

8.      Penataan kabel yang belum rapi.

9.      Masih banyak modul-modul di aplikasi yang harus dikembangkan.

10.  SIM-RS masih dalam lingkup internal rumah sakit belum ke lingkung eksternal rumah sakit.

11.  Beberapa masih menggunakan entry data secara manual.

12.  Beban kerja petugas cukup berat, karena harus mencatat di catatan manual dan komputerisasi.

13.  Beberapa laporan yang dihasilkan SIM-RS, masih belum sesuai dengan kebutuhan untuk kegiatan pelaporan ke eksternal rumah sakit.

14.  Belum memiliki peraturan/ perencanaan tertulis terkait pengembangan SI/ TI serta SOP pengelolaan dan manajemen SI/TI.

15.  Belum adanya Rencana Strategis SI/TI.

16.  Belum semua kegiatan pelayanan terkomputerisasi.

17.  Kegagalan registrasi terutama disebabkan oleh ketidakpatuhan petugas dalam  pengisisan data.

18.  Medical Record yang disebabkan oleh kegagalan eMR terutama pada methode pengumpulan data yang tidak efisien dan optimal.

19.  Monitoring Dan Evaluasi. Kegagalan monev terutama disebabkan Proses  pengumpulan maupun format data yang tidak akurat.

20.  Pelaporan disebabkan oleh ketidakakurasian laporan disebabkan banyaknya data tidak teridentifikasi seperti halnya ketidaksepahaman nomenklatur.

21.  Ketidak siapan rumah sakit dalam menerapkan sistem informasi yang terintergrasi dan berbasi komputer.

22.  Komitment yang dilaksanakan secara bersamaan dan menyeluruh sehingga menimbulkan kekacaun pada data transaksi.

23.  Koordinasi antar unit bagian yang terkesan mementingkan unit masing-masing.

24.  Berubah-ubahnya kebijakan dan perubahan format laporan.

25.  Mengubah pola kerja yang sudah terbiasa dengan manual ke komputerisasi.

Kesimpulan :

      Sistem informasi manajemen digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi untuk pengolahan transaksi,  penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan ketiga terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan praktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen, dan lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh manajemen tingkat puncak.

      Sistem informasi rumah sakit ini dibuat dengan maksud untuk dapat membantu kinerja sebuah rumah sakit namun jika dilihat dari uraian diatas bahwa sistem informasi rumah sakit masih banyak ditemui kendala dalam  pengaplikasianya yang menyebabkan kurang optimalnya kinerja sistem tersebut dan tidak sedikit pula menghambat serta memperberat kinerja dari petugas yang  bersangkutan dalam membuat pelaporan.

DAFTAR PUSTAKA

1.      Fahmi Hakam, Eko Nugroho, Andreasta Meliala.2017. Analisis Sistem Dan Teknologi Informasi Sebagai Acauan Dalam Perancangan Rencana Strategis Sistem Informasi Dan Teknologi Informasi (RENSTRA SI/TI) Di Rumah Sakit Islam Yogyakarta PDHI. Jogjakarta : Jurnal Sistem Informasi (JSI), VOL.9, NO.1, April 2017, ISSNPrint : 2085-1588, ISSNOnline : 2355-4614

2.      https://studentgoblog.blogspot.com/2012/04/sistem-informasi-manajemen-rumah-sakit.html

3.      http://alpiyansuyadi.blogspot.com/2015/04/makalah-system-informasi-manajemen.html

4.      Kementrian Komunikasi dan Informatika RI, “Rencana Strategis Kementerian Komunikasi dan Informatika 2010-2014,” Jakarta, 2010.